Teilnahme an Messen im Ausland - worauf ist zu achten?
13.12.2021
Neue Märkte erschließen und Geschäftskontakte knüpfen.
Das höre ich oft von Kunden als Gründe, sich für die Teilnahme an Messen im Ausland zu entscheiden. Im Prinzip ist das eine gute Entscheidung, denn Messen sind das perfekte Marketinginstrument, um mit neuen Kunden, Händlern oder Anwendern in direkten Kontakt zu treten.
Doch was ist bei der Teilnahme an Auslandsmessen zu beachten? Und wie gestaltet man dort einen guten Messestand?
Planung ist hierbei alles!
Obwohl "Planung" immer einer der Erfolgsfaktoren für ihre Messebeteiligung ist, ist sie bei der Teilnahme an Messen im Ausland noch bedeutend wichtiger.
Die Teilnahme an einer Auslandsmesse erfordert ein noch größeres Maß an Planung und Vorbereitung. Denken Sie nur an die Buchung von Flügen und Hotels, die während der Messetage oft sehr teuer sind. Aber auch die Beantragung von Visa für die Standbesatzung, der Versand von Produkten, Ihres Standes, von Werbematerialien und anderen Ausstellungsmaterialien – dies alles erfordert eine gründliche Planung.
Kurzfristiges Organisieren und das Versenden von Materialien in letzter Minute kostet immer extra und kann Ihnen außerdem schlaflose Nächte bereiten. Wenn Sie frühzeitig beginnen und detailliert planen, ersparen Sie sich Stress und Extraausgaben.
Außerdem gibt es oft kulturelle Unterschiede, die eine Teilnahme an Auslandsmessen zu einer großen Herausforderung machen. Sie machen aber auch einen Teil des Reizes aus, wenn Sie mich fragen.
Natürlich macht es einen Unterschied, ob Sie bei unseren europäischen Nachbarn oder in Asien, im Nahen Osten oder in den Vereinigten Staaten ausstellen.
Die USA sind besonders „verschrien“
Die Teilnahme an Messen auf anderen Kontinenten macht das Ganze noch komplexer. Und teurer.
Besonders die USA sind in dieser Hinsicht berüchtigt. Zum Beispiel für die exorbitanten Summen, die für notwendige Dinge wie Transport, "Drayage" (den Transport Ihrer Waren zu Ihrem Messestand), Standbau und zusätzliche Dienstleistungen verlangt werden. In vielen Staaten haben die Gewerkschaften ein gewichtiges Wort mitzureden, was sich stark preistreibend auswirkt. Eine Messebeteiligung in den USA kostet daher mindestens doppelt so viel wie in Europa. Aber oft sogar noch mehr. Dennoch, die USA bieten mit ihren über 300 Millionen Einwohnern einen gigantischen Markt mit ungeahnten Möglichkeiten.
Auch die Teilnahme an Messen in Asien kann eine echte Herausforderung sein. Hierbei ist es hilfreich, wenn Sie mit dem Land Ihrer Wahl und seiner Kultur bereits einigermaßen vertraut sind. Während des chinesischen Neujahrsfestes passiert in ganz China zwei Wochen lang nichts, um nur ein Beispiel zu nennen. Auch wenn Sie sich auf dem Kopf stellen.
Und auch in Indien musste ich mich mit verschiedenen nationalen Feiertagen auseinandersetzen, was bedeutete, dass das Wirtschaftsleben vollständig still stand.
Aber es sind vor allem die Unterschiede in der Mentalität, der Kultur und in der Kommunikation, die eine Teilnahme an Messen in Asien erschweren. Ein Deal ist ein Deal? Nicht unbedingt...
Das Timing und vor allem der frühe und pünktliche Beginn ihrer Messevorbereitungen sind entscheidend. Und halten Sie am besten ein zusätzliches Budget für unvorhergesehene Ausgaben in Reserve. Sie werden es vermutlich brauchen.
Wer baut Ihren Messestand im Ausland auf?
Wenn es um den Aufbau von Ständen geht, stellt die Teilnahme an Messen im Ausland ein zusätzliches Problem dar. Wer baut Ihren Messestand zum Beispiel in Asien oder Amerika auf?
Für eine Messe im Ausland haben Sie grundsätzlich drei Möglichkeiten:
1. Sie haben Ihren eigenen mobilen oder modularen Messestand.
Diese Option gilt nur für Stände mit einer begrenzten Größe und Fläche. In diesem Fall versenden Sie Ihren Messestand an den Messestandort im Ausland und bauen ihn dort selbst auf.
Das bedeutet eine Menge Arbeit und Organisation. Sie müssen alles selbst planen und ausführen. Vor allem, wenn Sie dies noch nie getan haben, ist es komplex und vor allem zeitaufwändig. Machen Sie sich mit den Vorschriften für den Standbau auf Ihrer Auslandsmesse vertraut, da diese von Ihrem Heimatland abweichen können. Auch die Dimensionen von Messeständen im Ausland (z.B. in Amerika) sind oft anders als bei uns. Das kann sogar bedeuten, dass Sie Ihren eigenen Messestand nicht benutzen dürfen oder können. Rechtzeitig mit der Organisation und Vorbereitung Ihrer Messe zu beginnen, ist hier wiederum das A und O.
2. Sie wählen aus einem der vielen Designs in unserem isy DESIGN SELECTOR, oder Sie lassen sich von uns ein individuelles Messestand Design erstellen.
Dies ist die sicherste Option. Sobald wir uns auf das Standdesign geeinigt haben, sorgen wir dafür, dass ihr Stand im Ausland perfekt für Sie aufgebaut wird. Wir arrangieren alles für Sie. Das macht diese Option so einfach und auch weniger zeitaufwändig für Sie. Sie haben hierbei das geringste Risiko für unangenehme Überraschungen.
Der Nachteil dieser Option ist, dass sie ein höheres Budget erfordert. Schließlich müssen wir in der Regel einige Mitarbeiter an den Messeort entsenden, oft für die gesamte Dauer der Messe. Sie müssen Ihren Messestand nach Messeende auch wieder abbauen, so dass es eventuell keinen Sinn machen kann, zwischendurch zurückzufliegen. Allerdings hängt dies natürlich auch davon ab, in welchem Land Sie ausstellen.
3. Sie suchen einen Standbauer vor Ort, d. h. am Messeort.
Diese Option ist in der Regel günstiger. Aber sie birgt auch einige Risiken.
Die Kommunikation mit einem ausländischen Standbauer kann schwierig sein, weil nicht jeder gutes oder verständliches Englisch spricht. Vor allem China stellt in dieser Hinsicht eine Herausforderung dar. Sie laufen dort eher Gefahr, dass Ihr Stand nicht Ihren Erwartungen entspricht, weil Sie alles aus der Ferne organisieren müssen.
Schlussfolgerung
Die Teilnahme an Messen im Ausland ist meist zeitaufwändiger und oft (viel) teurer als im Inland. Aber sie bietet Ihrem Unternehmen große Chancen für die Gewinnung neuer Kunden und das Erschließen zusätzlicher Absatzmärkte. Aus diesem Grund ist das Medium Messe bei exportierenden und international ausgerichteten Unternehmen beliebt wie schon immer. Beim Messebau haben Sie die Wahl zwischen drei Optionen.
Die beste Wahl für Ihr Unternehmen hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Ohne Ihre Situation zu kennen, kann ich nicht genau sagen, was in Ihrem Fall ratsam wäre. Aber betrachten Sie alle Kosten genau und wägen Sie alle Risiken sorgfältig ab. Vieles hängt auch von dem Land ab, in dem Sie ausstellen möchten, und auch von Ihrem eigenen Know-How mit Messen und Messeständen in diesem Land.
Michel Rijnberg - ISYFAIR
Messemarketing - und Messestandspezialist, Autor von Messemarketing: So geht’s!